新版GSP要求明显提升 系列准备工作较为繁琐　支招！

　　现代社会，每个人每天都有忙不完的工作，但仍不时有吃力不讨好的失落感侵袭。如果能让繁琐的工作变得有条理，就能明显提高工作效率，并从其中体会到充足的成就感和愉悦感。日前，时代阳光医药零售终端事业部的家人们深入到新版GSP这项工作中，不断思考和总结，收获了一些实用的招数。

　　招数一：看似“无用功”，实则好时机

　　支招人：零售终端事业部 林喜华

　　新版GSP相关工作：下游客户资料更新

　　说实话，新版GSP刚颁布实施时，我并没有觉得这跟我有多大的关系。通过公司的各种宣传和培训，我才清楚这些条款与我的工作息息相关，比如就收集下游客户资料这一个小细节，新版GSP就提出了更高的要求。以往我们只需要收取药店的三证：药品经营许可证、法人委托书和企业法人营业执照，而根据新版GSP要求，我们需要收体系调查表、购销合同和质量保证协议等7份资料。

　　这些资料并不是一次收齐的。记得第一次，我是去药店收取了含麻黄碱复方制剂的授权委托书，隔两天后我又跑去收体系调查表，第三次才收全。我老婆不能理解，觉得一次次重复跑药店纯属“无用功”，特别是个别近来没有发生业务往来的药店，需要一次次跟老板约时间，大老远专程去拿一份资料，实在太浪费时间精力，但我乐在其中，这不正是我跟老板见面沟通，维护客情关系的大好机会吗？

　　相比很多同事，我不太会“策”，只能用实际行动一点点取得客户的信任和支持。药店报的计划，我都会第一时间送达。有时候药店上午报了计划，突然想起漏报了另外一个急需的品种，打电话过来时其实我已经送货到店里了，我还是会回来再跑一趟，让客户第一时间拿到所需的品种。当时也有很多人说我做“无用功”，但现在回头看，正是靠这些一趟趟的“无用功”，才有了密集拜访后，被客户和市场认可的我。

　　招数二：同理心，助我完成“不可能的任务”

　　支招人：零售终端事业部 李珊

　　新版GSP相关工作：上游客户/品种资料更新

　　相比业务员可以面对面地收取下游客户的资料，我们很多时候都需要电话沟通后，发出沟通函，详细列出我们所需的资料，请上游厂家帮忙准备。

　　最开始，这项工作开展得并不顺利，有时候对方发来了50张资料，但可能其中只有一两张是合格的，来回沟通很多次后，还是收不齐一个品种的资料。想着我们有近万个品种的资料需要在短期内收回，压力特别大，烦躁的时候，我们甚至觉得这是一项根本不可能完成的任务。但冷静下来一想，其实这么多年的合作下来，很多客户都已经是很好的朋友，对方绝对不是故意要刁难我们，而是诚心诚意要与我们一起来完成这项工作。调整好心态后，我开始主动寻求办法来提高办事效率。比如有些商业公司找不到部分资料的，我们就直接联系厂家要齐资料，再去商业公司盖章；有些紧急需要过新版GSP的厂家和品种，我们就干脆上门收取资料……

　　通过前期的努力，除了正在过GSP/GMP的客户，上游客户的资料更新都已经基本到位，看着自己整理的十几个文件夹在办公桌上堆成一米多高，欣喜地发现，通过团队的不断努力，我们已经渐渐完成了这项“不可能完成的任务”。

　　招数三：想客户之所想，化被动为主动

　　支招人：零售终端事业部 李娟

　　新版GSP相关工作：给下游客户提供资料

　　我们需要找上游客户收取资料，同样，下游客户也需要我们的资料。以往都是客户提出后，我们再行动。有时候为了给一家客户提供一份首营品种的资料，从质量中心的大量资料中找出相关资料，然后到人力资源中心开法人委托书，再到行政中心财务中心盖章，送到仓库区随货发或者单独寄出去，半天就过去了。这样执行下来，不仅整个过程非常繁琐，而且还造成了同一个品种资料，不同客户需要，但我们却重复找的情况，效率非常低下。

　　针对这样的现象，在月初的会议上，我们讨论出了一个方案：想在客户之前，将所有品种的资料全部扫描后存入电脑，这样需要的时候就可以根据品种编码的代号，直接调出来打印即可。根据扫描计划表，我们将20个人分成10组，将半年来与我们发生过业务往来的品种梳理出来，然后分工到个人，迅速将所有品种扫描完毕。一段时间的辛苦，换来了我们之后的轻松：既方便了资料的提取，也简化了流程，加快了我们给客户提供资料的速度。

　　尝到了想客户之所想的甜头，我们针对收集上下游客户资料时，总是不免有些收不齐全的情况，干脆重新梳理客户资料缺项，将对应具体客户所需的资料按样本装订，这样业务员工作起来就更加有条理了，资料退回的情况大大减少了。

　　招数四：“突击战”，让考试变得有趣

　　支招人：零售终端事业部 李璨

　　新版GSP相关工作：新版GSP岗位职责等内容的抽查

　　新版GSP认证的现场检查时，认证员会随机抽查各岗位工作人员，了解我们的岗位职责和工作流程等内容。为了提醒每位家人高度重视这一环节，确保在各自岗位上每个环节都按照新版GSP的要求操作，部门特别指派我专门负责这一项目。

　　对比湖北九州通通过新版GSP的成功经验，我了解到他们对这一块下了很大的功夫，针对采购与销售等关键岗位人员，甚至是由公司领导人亲自坐镇，组织员工自查考核，确保每个人对自己应该知道的知识点掌握透彻。

　　这让我有一定的压力。虽然我早已将公司的质量方针、各岗位的工作程序、所需要注意的事项等内容，发给了部门的每位家人，但少部分同事一听说要背东西还是有些忐忑。在部门会议上，我再一次提醒大家高度重视这件事情，并且以自己岗位流程为示范，告诉大家我们所需要记住的这些内容都是日常工作的流程，完全不需要死记硬背，只要理解后就能熟记于心，对答自如。

　　随后，我每天都会在办公室打“突击战”，冷不丁路过谁的座位，就会请她说一遍我们的质量方针和工作流程。这样的“抽查”，渐渐变成同事之间的一个娱乐项目，就在这种轻松的氛围中，大家把相关的内容记住了。而且我发现了一个小秘密，有的同事虽然嘴上坚持说没必要背诵，但其实非常重视，回答起来非常流畅，毕竟谁都知道新版GSP是我们工作当中的头等大事，谁也不愿意给部门、给公司拖后腿。